jan 152013
 

Ben jij ook het jaar begonnen met allerlei goede voornemens? En is één daarvan dat je dingen efficiënter en effectiever wil doen? Dan heb je waarschijnlijk wel baat bij KISS.
KISS is afgeleid van de Engelse woorden “Keep It Simpel en Stupid”. In het Nederlands: “Hou het alsjeblieft eenvoudig”.
Dat is makkelijker gezegd dan gedaan.

Je kunt tegenwoordig op veel plekken recepten en formules vinden om je goede voornemens te realiseren. Ze zijn bijna net zo populair als diëten: iedereen lijkt wel op zoek naar een manier om op het werk en thuis nog effectiever en efficiënter te zijn.

Maar veel adviezen hebben een wankele basis omdat ze voortkomen uit een persoonlijke mening in plaats van uit een aanpak die in een zakelijke omgeving succesvol is gebleken. En net als bij diëten leiden veel adviezen nergens toe, gewoon omdat je de discipline niet kunt opbrengen om ze op te volgen. Toch?
De vraag is dan: Hoe kun je die discipline volhouden?

Hierbij is het eeuwenoude Japans instrument “5S” heel effectief. S5 ontstond als een discipline die deel uitmaakte van het zogenaamde Toyota Productie Systeem. S5 staat voor principes die je – bij elkaar – haarfijn de weg wijzen naar KISS op je werkplek. De vijf principes zijn samengevat in Japanse woorden die allemaal met een S beginnen, vandaar de naam. Hieronder vertel ik er meer over.

Seiri betekent beslissingen nemen over elk individueel stukje informatie dat je binnen krijgt: e-mails, bestanden, rapporten, dagboeken, presentaties, links naar websites, etc. Het maakt voor seiri niet uit of je ervoor kiest om de informatie binnenkort te gebruiken voor een project, om het te verplaatsen naar een map zodat je er later naar kunt kijken, of om het weg te gooien. De essentie is dat de simpele handeling van het beslissen wat je met elk item gaat doen, systematische (of persoonlijke) problemen zichtbaar kan maken omdat je wordt gedwongen te kijken naar de manier waarop je werkt.

Seiton zorgt dat je cruciale informatie snel en gemakkelijk kunt vinden. Dit principe zie je bijvoorbeeld terug bij de medische instrumenten van een chirurg die altijd op precies dezelfde manier op het plateau liggen. Je ziet het ook bij de manier waarop militairen worden getraind om hun rugzak in te pakken. In geval van nood kan de chirurg noch de soldaat zich de tijd veroorloven om in paniek ergens naar te zoeken.

Seiso is het concept van preventief onderhoud. Seiso gaat verder dan het gewoon organiseren van je computer of bureau. Het gaat erom dat je regelmatig aandacht besteedt aan de informatie die op je bureau terecht komt. Wanneer je het principe van seiso toepast, weet je het vanzelf als de deadline voor een project in gevaar komt of wanneer rekeningen niet op tijd dreigen te worden betaald. Het stelt je in staat te handelen voordat de situatie kritiek wordt.

Seikatsu vereist dat je een gedetailleerde routine ontwikkelt voor de meest eenvoudig te beheersen component in een chaotische omgeving: het opruimen en organiseren van je werkplek. Als je een systeem hebt voor het verwerken en opschonen van de informatie op je bureau, doe je het sneller en met een lager risico dat je iets mist.

Shitsuke is misschien wel het moeilijkste onderdeel van S5: een systematische manier hebben om de eerste vier elementen goed te laten werken. De diepere waarde van het ontwikkelen van een systeem voor de vijf principes van S5 is dat het gaat werken als een springplank voor het standaardiseren van werk voor andere onderdelen van je functie.

Simpel toch? Spreekt het je aan? Zoals gezegd: het is een in de zakelijke praktijk bewezen manier die werkt om je goede voornemens waar te maken en vooral om de discipline vol te houden. Ik zet de vijf manieren om jouw vaardigheid in het KISS’en te verbeteren nog even kort op een rij. Misschien een goed idee om dit lijstje uit te knippen en het komende jaar boven je bed te hangen?

  • Seiri 
    je gooit overbodige en nutteloze items weg. Wat overblijft orden je naar de frequentie waarmee je ze gebruikt.
  • Seiton
    je rangschikt je instrumenten en hulpmiddelen zodanig dat je daarmee een soepele manier van werken bevordert: een plaats voor alles en alles op zijn plaats.
  • Seiso
    je houdt je werkplek opgeruimd, inclusief het concept van preventief en correctief onderhoud.
  • Seiketsu 
    je zorgt dat je werkplek voortdurend is georganiseerd.
  • Shitsuke
    je zorgt voor een systeem van voortdurende ondersteuning van de eerste vier elementen.

Veel succes met het ontwikkelen van je vaardigheid om te KISS’en! 
Laat het me weten
 als je hulp nodig hebt met het ontwikkelen van jouw systeem.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *

1.459 Spam Comments Blocked so far by Spam Free Wordpress

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>